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加强财务信息化建设 全面促进财务管理

 

  从2008年起,国家局开始在全行业推广实施统一会计核算软件项目。本项目的目标是通过数据的统一和核算来掌控全行业的国有资产,这既是一项重要的基础工程,也是一项艰巨而复杂的系统工程,对于确保行业健康发展必将发挥重要作用。按照部署,商业企业将在2009年8月份全面完成实施任务,工业企业力争2009年完成主要的实施工作,全行业争取在2010年开始系统的正式运行。笔者结合吉林烟草用友NC系统实施状况,对财务信息化建设进行了建议性探讨。

  一.实施统一会计核算软件是促进行业财务信息化建设的基础。

  随着行业改革的深化,会计报表及数据信息在烟草企业经营管理决策中的作用越来越重要。现有的财务电算化系统已逐渐落伍,分散的会计核算信息已无法满足财务管理和企业发展的新要求,从应用现状看,主要表现在:一是会计核算软件不统一。仅从实际工作来说,用友GRP电子政务—R9系统和“金沙”账务核算软件就在不同单位并行使用。二是主要业务的日常核算和处理游离于账务系统之外。卷烟成本核算是通过业务部门在V3系统中进行进、销、存数据汇总打印,交财务配以价值量,通过EXCEL表进行计算;烟叶及物资成本核算基本上在手工状态下完成,通过EXCEL表计算。三是会计信息难以有效满足完整性和及时性的需求。日常行业财务管理以收集报表进行统计分析为主,各项财务数据须经层层汇总,上报环节过多,生产经营的即时信息无法通过有效途径迅速反馈到上层管理部门,信息披露迟缓,无法满足适时管理的需求。四是会计信息难以有效满足集中管理、支持决策的需求。虽然烟草行业从制度上统一了会计政策、会计科目和核算办法,但是由于缺少信息系统平台的硬性约束,同一业务在不同单位有可能处理各不相同,影响了会计信息的真实性、准确性和可比性。五是会计信息难以有效满足协同业务、优化流程的需求。一方面,财务部门内部的各个系统没有实现充分集成,大量的会计信息往往通过在账务系统中对已发生的信息进行再加工才能得到预算管理、资金管理所需的信息;另一方面,管理的各个环节分别建立了系统,但各业务系统与会计核算系统、财务管理系统没有进行对接,导致“信息孤岛”现象的发生,无法实现数据共享。针对存在的问题,2008年,国家局把统一会计核算软件作为加强财务管理基础管理工作最为重要和紧迫的任务来抓,吉林省局(公司)紧紧把握这一机遇,积极实施以用友NC系统为基础的统一会计核算软件(以下简称用友NC系统),目前,已经成功上线了财务核算、财务业务一体化,全面预算管理,报账中心等模块,为财会工作由分散型向集中型的转变打下了坚实基础。

  二.应用统一会计核算软件在实际工作中的效果

  用友NC系统是基于J2EE平台架构的集中式管理型财务信息系统,它融财务管理和会计核算于一体,在集中核算、集中管理基础上,依据业务驱动进行会计核算的原则,使财务管理和财务核算同步进行,充分体现了当前最新的财务管理理念。

  用友NC系统在吉林省局(公司)的顺利实施,搭建了统一的会计信息平台,为进一步提升财务管理信息化水平打下了良好的基础,对资产管理、预算管理、成本费用控制提供了有效支撑,对集团财务管理控制的整体性、可控性、集约性和及时性的构建提供了有力保障。一是统一了会计政策,规范了会计核算。通过应用用友NC系统,省公司统一了会计政策、会计科目、会计核算办法、编码体系、报表体系等信息,一方面实现了会计核算的集中管理,加强了会计信息的真实性、准确性和可比性;另一方面,实现了对基层单位的“硬约束”,体现了刚性管理。二是实现了财务业务信息的集成。通过建立接口,使会计信息系统与卷烟营销、烟叶购销等业务系统有效集成,实现业务与财务的高度协同,规避“数出多头”给管理带来的不利影响,既加快了信息的获取速度,又增强会计信息的可靠性和相关性。三是实时查询、增强决策支持力。所有原始数据只要一经输入,就能让有权限的人共享。省公司可以根据管理需要,实现会计事项跨公司、跨科目查询和合并,实现任一家基层企业报表的自动生成以及数家或全部基层单位报表的自动汇总,可以快速生成全省主要会计报表的汇总报表,满足领导决策的需求。四是减轻了工作强度,提高了工作效率。以前每到月末,会计人员一般都要加班加点工作2-3天,才能完成报表的编制工作,应用用友NC系统以后,现在仅需一名财务人员在报表系统点击报表计算,不足半天时间就可以完成各种报表的编制。五是较强的渗透性,提高企业的整体参与性。通过全面预算管理、报账中心、经营预算管理的推广、计划、预算、监控、分析的触角延伸到企业集团的各个利益相关者,延伸到各个职能部门的最末端,实现了生产经营的全员、全过程、全方位管理。

  通过用友NC系统的建设,吉林烟草的财务管理职能得到了延伸,财务人员职能由日常业务处理转向管理会计,财务会计转向了管理会计的职能。统一会计核算软件在企业管理中发挥了重要作用,但我们需要客观认识到系统不能解决所有的问题,企业财务管理的核心仍然是管理问题而非技术,采用信息化是以技术提升管理,而不是替代管理。

  三.对财务信息化建设的几点建议

  1.正确认识财务信息化建设在企业管理中的作用。在知识经济时代瞬息万变的形势下,企业之间的竞争更为激烈,谁能够迅速地获取更多有价值的信息并做出及时正确的反应,谁就能在竞争中抢得主动权,信息流成为了企业的生命线。这就要求企业注重运用科学的理论和方法去改善其经营管理尤其是财务管理,加快企业全面管理信息化的进程。

  2.树立以财务管理为核心的管理思想和理念。财务管理作为企业管理的中心环节,由于它的综合性、全面性和准确性,一直是经营者治理企业、控制经营、配置资源的重要手段。加快企业改革与发展,必须树立以财务信息化管理为核心、以资金流量控制为重点的管理理念。在企业的经营管理中,只有切实地抓好企业财务管理和资金监控,才能带动整个企业管理水平的提高。实现企业管理信息化必须要以财务信息化建设为核心和切入点,通过建立财务信息系统强化财务管理与资金监控,既可以加强制度约束,防范资金风险、堵塞资产流失的漏洞,同时可以做到信息共享,避免统计数据和财务信息失真。

  3.实施管理创新和制度创新,规范企业管理运作模式。  与会计电算化不同,建立企业统一会计核算软件不是单纯的技术问题,而是以建立集中统一的财务管理体制为基础,以建立计算机网络为支撑,以建立企业财务结算中心为手段,以企业内部财务人员的集中管理为前提,运用信息技术手段实现财务的集中管理与资金监控。要做到这一点,就必须对原有的业务流程进行重组,对原有的管理模式进行改革,对现行的管理方式和财务制度进行规范,其实质就是对现行财务管理体制和制度进行改革创新。

  4.财务信息化建设应采用高度集中的管理模式,以实现财务信息的充分共享。实践证明,对企业内部的各种资源进行高度集中的管理、控制和配置,才能做到“数出一门,信息集中”,迅速地对各种财务、管理方案做出科学的、价值最大化的决策。

  5.财务信息化建议要坚持规范化与个性化相结合原则。就统一会计核算软件的建立而言,它固然为广大财务人员提供了一套方便快捷的记账工具,但最重要的是引入了一套规范化工作标准和科学的工作方式。因此,统一会计核算软件的建立必须坚持规范化原则,这既是财务工作性质决定的,也是防止违规记账,堵塞管理漏洞的必要措施。在具体实施过程中,常常有人反映上统一会计核算软件后有些不方便,有的地方不太符合企业实际,对这种情况应作具体分析,其中有的并不是系统本身的问题,而是因为操作者不熟练;有的是对标准化作业不适应;更有甚者是怕使用统一会计核算软件后,提高了公司对其监督的透明度等等。正因为如此,我们强调统一会计核算软件的统一性。对基层提出的合理化建议及时采纳,对确属软件本身的问题及时提请软件公司进行调整。有的单位由于情况不同,确需对财务系统进行个性化设置,但是这种个性化设置必须建立在统一规范的基础之上。

  6.加强人员培训,不断提高业务素质,提升管理理念。熟练掌握是充分发挥系统功能的关键,从广义上讲财务人员是统一会计核算软件的重要组成部分,规范操作熟练掌握是保证系统运行顺畅,实现系统高效能的重要前提。加强培训,提高业务素质,使其尽快掌握系统操作技能、主动适应工作方式的转变,是财务信息化建设的主要任务之一。特别是建立一套与财务信息化相适应的工作制度和激励机制显得更为重要,只有切实抓好这方面的工作,财务信息化建设任务才能最终完成。

  总之,统一会计核算软件推动了全行业生产经营和财务管理的规范化和制度化进程,极大地促进了烟草行业的信息化建设,是建设“严格规范、富有效率、充满活力”的中国烟草的重要动力。该项目的继续深入实施是行业现代化建设的客观要求,对提高行业管理水平必将发挥重要的作用。






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